10 Controles de Almacén

Evita vender computadoras y entregar ladrillos

por Nazire Ruiz Alpuche

A la hora de establecer medidas para cumplir nuestro objetivo de garantizar la entrega de nuestro producto al cliente final, el uso de la creatividad en la aplicación de controles, se vuelve indispensable. Ubica en tu mente la imagen de un cliente abriendo la caja en la cual debe de recibir la computadora que le vendiste (y según tú le enviaste) y lo que encuentra al abrir la caja es un ladrillo… literal. Después del disgusto de darnos cuenta de que hemos sido víctimas de un robo en nuestro proceso de almacenaje y despacho, comienza la indagación. Previo envío de Otra computadora al cliente.

Si tuviéramos la tecnología que nos permita brindarle la seguridad a todo aquel involucrado, de que es factible detectar alguna violación en el proceso de compra – venta – distribución, pudiéramos minimizar las posibilidades de robo y posible recuperación y; por el otro lado, darle también la confianza a personas honradas y trabajadoras de que no serán sujetas de suspicacias a la hora de sacar las cuentas y encontrar al responsable que ahora está estrenando computadora ajena.

Estas medidas variarán de acuerdo con el tamaño de la empresa, volúmenes de ventas, proceso de distribución, dimensiones del producto, embalaje y otros factores. Las opciones en el mercado varían y que no tienen que ser costosas. En estas como en todas las decisiones a tomar en nuestra empresa, hemos de analizar el costo vs beneficio.

10 Controles de Almacén

A continuación, te presento algunas de las medidas que podemos adoptar para garantizar la seguridad de nuestro producto, en los diferentes puntos de su ubicación hasta llegar a las manos del cliente:

1

No puede dejarse de mencionar la obvia necesidad de las cámaras de seguridad en las áreas del almacén, de carga y descarga evitando puntos ciegos.

2

Si somos una empresa comercializadora, podemos analizar con el Proveedor las opciones de empaque y embalaje de que dispone. Acuerdos como: forzosamente la tarima estará emplayada y con una etiqueta de papel adherida “estratégicamente”. La violación en el emplayado al momento de recibir la mercancía, supone una sustracción de las mismas durante su transporte y actuar en consecuencia al momento de recibirlas.

3

Si somos una empresa productora, las cajas deben recibirse en el almacén de producto terminado flejadas y/o encintadas. Por ende, los flejes y las cintas en ningún momento deben de estar a disposición del almacenista. Tratándose de cintas de contacto (canela) un vo.bo. o firma por parte de quien entrega sobre la cinta y la caja, haciendo evidente si fue removida o cambiada.

4

Optar por otro tipo de materiales de seguridad más costosos como: cintas de filamentos, cajas con tapas autoadheribles, impresiones en el empaque de “no se acepte si presenta alguna alteración”, empaque termosellado, embalaje al vacío, entre otros. Todo dependerá del riesgo y el costo de los productos.

5

Si las cajas deben menudearse para el armado de pedidos, esta labor debe hacerse en un área exclusiva del almacén (con malla, puerta, pared), que eviten mezclarse con las cajas cerradas. Bajo este tenor, no debemos encontrar producto suelto en el almacén principal. Si, por el contrario, la mayoría de nuestro producto debe ser menudeado, involucraremos a dos personas en el proceso. Una persona que haga el picking y otra que verifique el resultado del mismo.

6

De preferencia, hagamos el armado de los pedidos identificándolos con el folio, no con el nombre del cliente. De esta manera, el almacenista desconocerá el destino de las cajas, por si introdujera producto adicional en ellas. Será un responsable de ventas quien conozca los datos y los agregará a las cajas previa entrega al chofer (transportista).

7

El área de carga debe estar perfectamente delimitada y evitar el paso al almacén de toda persona no autorizada, por lo que la entrega debe darse en la puerta, ventana, cortina, etc. establecida para tal efecto.

8

Durante la entrega de la mercancía al transportista debe validar la integridad del embalaje y solicitarle su firma sobre el producto, cantidades y condiciones en las que los está recibiendo.

9

En nuestra factura o condiciones de venta, advertir al cliente que en caso de tener dudas sobre la integridad del paquete que está recibiendo, documentar sus condiciones antes de abrirlo para, en su caso, hacernos cargo del asunto con el transportista.

10

Finalmente, los productos que se reciban por mermas o devoluciones, deben estar custodiadas y aisladas del resto del almacén principal. Si han escuchado del “paso de la muerte”, se refiere a que existe la posibilidad de que un almacenista tome producto devuelto con buena apariencia y lo utilice para reemplazar uno bueno, dejando el nuevo para la “basura”. Curiosamente ese almacenista siempre está en la mejor disposición de llevar la merma al basurero… y después actualizar sus redes sociales en su computadora nueva.