La producción de la empresa depende en gran medida de los procesos de procurement. En tal sentido, la selección y la atención a proveedores es crucial para mantener el funcionamiento de tu negocio.

Por ello, en este artículo te compartimos los beneficios de mantener una buena relación con tus proveedores. Además, te presentamos los aspectos que debes considerar para automatizar procesos y evitar errores con ayuda de la tecnología.

Atención a proveedores: La clave para lograr una buena logística

La logística es un proceso crítico para la productividad y el mejor aprovechamiento de los recursos de tu empresa. Entre los aspectos que requieren mayor atención, se encuentra el almacenamiento, rotación de inventarios y, por supuesto, la atención de proveedores.

Esto es particularmente importante porque la producción o venta en tu empresa depende de la entrega oportuna de insumos, que depende de las condiciones logísticas de tu grupo de proveedores y los acuerdos que tienen con tu negocio.

La logística de tu empresa depende en buena medida de la atención a proveedores. Cuida este aspecto y facilita tus procesos.

Una buena relación con los proveedores depende de diversos aspectos, entre ellos podemos considerar los siguientes:

• La transparencia en la comunicación.
• El cumplimitento de los plazos de entrega
• La calidad de la entrega y los productos entregados.

Por otro lado, como la relación también requiere reciprocidad, el cumplimiento de tus plazos de pago es también un elemento fundamental. En ese orden de ideas, sistemas como Intelisis ERP te ayudan a gestionar de manera eficiente la relación con tus proveedores.

Con este tipo de sistema puedes automatizar procesos, acelerando los plazos y evitando errores. Además, siempre tienes a la mano información acerca de tus indicadores de gestión, que se mantienen accesibles 24/7 en tus dispositivos electrónicos.

Consejos para tener una óptima gestión de proveedores

Todo encargado de compras en una empresa se mueve entre ciertas tensiones. Por un lado tiene los requerimientos de la empresa, mientras que por el otro, tiene a los proveedores que ofrecen suministros o servicios en sus propios términos.

De manera que tu tarea está marcada por negociaciones y evaluaciones constantes que requieren de acuerdos en común con las condiciones de tus proveedores respecto de cantidades, plazos de entrega y de pago, así como condiciones de entrega.

Sin embargo, es muy importante digitalizar los procesos, esto permite hacer mejor seguimiento y evitar errores. Asimismo, al contar con una plataforma siempre tienes acceso a la información de la gestión de proveedores.  

Define objetivos

En todo proceso exitoso en una empresa se parte de la definición de objetivos. En tal sentido, es recomendable establecer metas en la gestión de proveedores, que sean claras y específicas. Por ejemplo:

• Fomentar la buena relación con los proveedores.
• Establecer políticas ganar-ganar con ellos.
• Optimizar la calidad de los proveedores o de sus productos.
• Mitigar los riesgos asociados con tu cadena de suministros.

Además de establecer objetivos es fundamental que lo traduzcas en indicadores de gestión. Es decir, que le atribuyas un número o un valor que te permita conocer y evaluar en qué medida te acercas a tu meta.

Esta información es crucial para que tu sistema digital pueda comparar la ejecución real con la estimada, y te permitirá conocer en qué medida logras lo que te propones.

Monitorea y analiza

En la atención a proveedores la primera fase son las negociaciones. En ella tienes que evaluar la oferta y la reputación del vendedor. Sin embargo, aunque es importante conocer el renombre del proveedor, solo en la práctica conocerás la manera en que cumple la promesa.

No obstante, probablemente cuentes con varios proveedores y no todos tengan el mismo  rendimiento esperado. Entonces, al contar con un sistema digital que te permite monitorear las operaciones puedes identificar su desempeño real.

Así puedes analizar el desempeño, de su cumplimiento tanto en tiempos como en calidad y precio. De esta forma, puedes realizar los correctivos necesarios y mantener la relación en el tiempo o empezar a evaluar a otros proveedores. 

Haz un plan de alineación del equipo interno y externo

Un proveedor es un aliado estratégico para tu negocio. Sin embargo, es una empresa con autonomía que se rige por sus propias políticas y normas.

De manera que para la mejor coordinación de acciones es preciso alinear a tus equipos con los de tu proveedor. De esa forma definen procesos y se aseguran del cumplimiento de las expectativas de ambas partes.

Al colocar el proceso en un sistema, pueden garantizar la estandarización y que los pasos se sigan de la misma forma. Por ello, contar con Intelisis ERP te ayuda a alinearte con tus proveedores estratégicos.

Detecta posibles puntos de mejora

Sin importar con cuánto detalle hayas evaluado y llevado a cabo una actividad, siempre es susceptible a mejoras. El proceso de atención a proveedores también puede optimizarse.

Por ello, parte de tu evaluación debe identificar debilidades y tratarlas como áreas de mejora. De esa forma, puedes emprender planes de acción para fortalecer tus procedimientos y mejorar la relación con tus proveedores.

Al analizar los resultados con las analíticas de intelisis ERP puedes detectar los aspectos mejorables. Así promover las acciones correctivas para mejorar la eficiencia y optimizar la relación con tus proveedores.

Mantén un sistema de gestión amplio

Un sistema de gestión de proveedores debe ajustarse a tus necesidades. En tal sentido debe facilitar el registro y documentación de estos. Adicionalmente, debe automatizar su incorporación, agilizando el proceso.

En la medida en que tu sistema de gestión de proveedores es más amplio, lograrás mejores resultados.

Por supuesto debe ofrecer opciones para hacer un seguimiento de la rentabilidad de los proveedores. Esto se consigue mediante las métricas que estableces al formular objetivos. También debe permitirte detectar y corregir riesgos en relación con estas empresas y sus prácticas.

Y finalmente, debe facilitarte la elaboración de informes mediante métricas que se actualicen en tiempo real. De esa forma, siempre sabes qué está ocurriendo en el procurement de tu empresa. 

Conclusión

En síntesis, el proceso de atención a proveedores es clave para el funcionamiento de tu empresa. Por ello, es indispensable analizarlo detalladamente y tomar decisiones estratégicas para optimizarlo.

En Intelisis estamos preparados para guiar y mejorar la comunicación con tus proveedores. Por eso, en nuestra plataforma encuentras módulos referidos a este proceso. Pregunta a un experto y conoce las ventajas de implementarlos en tu negocio.