La producción de tu empresa depende de la confiabilidad de tu cadena de suministros. Esta, a su vez, está atada al pago a proveedores, ya que ellos te aprueban tus compras basándose en tu reputación. 

De manera que tu gestión financiera es crucial para la operación de tu empresa. Por ello, te contamos acerca de las acciones que puedes tomar para optimizar la gestión de proveedores. También te explicamos en este artículo cómo te ayuda la tecnología en este proceso.

¿Por qué optimizar los procesos del pago a proveedores?

La gestión de proveedores, también conocida como procurement, se refiere a la manera de proceder en tu relación con ellos. En tal sentido, detalla cómo son seleccionados e incorporados; también, los tiempos de entrega y pago.

En consecuencia, cuando te planteas optimizar el pago a proveedores, te conviene revisar todo el proceso. Sin embargo, responder a la pregunta de por qué esto es importante requiere de una reflexión que va más allá de las finanzas.

Sin duda alguna, las finanzas de una empresa son fundamentales para que esta pueda cubrir sus costos y recuperar la inversión. No obstante, para que esto sea posible, es necesario que la producción de la compañía sea estable y confiable.

Los proveedores tienen sus propios criterios para decidir a quienes despachan o no insumos y materias primas. Por ello, el cumplimiento en los pagos a tiempo puede redundar en tener almacenes provistos o vacíos; también, en el aprovechamiento de la jornada para producir o tener trabajadores y maquinarias ociosos.

De manera que los ingresos de tu empresa dependen en buena medida del correcto procurement. Así que resulta fundamental que apliques las mejores tecnologías prácticas para impulsar el éxito de tu gestión y de la organización en general.

Fases del procurement 

Cuando se diseña el proceso de procurement, te conviene tener en cuenta la secuencia de fases que garantizan la buena relación con los proveedores. Además, puedes incorporar tecnología mediante un ERP o software de gestión de planificación de recursos.

1. Identifica la necesidad de compra: esta es informada al Departamento de Finanzas por parte de quien requiere el insumo. Debe establecer con claridad, cantidad, presentación y otros detalles, así como el costo y tiempos de entrega.
2. Autorización de la compra: depende de muchos factores, entre ellos de la planificación de caja, así como de las condiciones de los proveedores y sus entregas.
3. Selecciona a los proveedores: esta es una decisión delicada y para acertar debes basarte en criterios como la calidad. También debes atender al precio y condiciones de pago, así como a la flexibilidad para ajustarse a tus requerimientos.
4. Negocia las condiciones: es muy importante que puedas construir una relación de confianza. Por eso, es fundamental que acuerden las condiciones de pago, entrega y calidad de los productos o servicios.
5. Crea las órdenes de compra:  a fin de mantener la transparencia y el control en el procurement, se crean estos documentos en un sistema. Puedes hacerlo con Intelisis ERP 6000 y conseguir que se automatice el proceso.
6. Controla la recepción de los insumos o materiales: de acuerdo con lo establecido en la orden de compra, se reciben los elementos que serán cargados en inventario. Deben ser recibidos y almacenados en el lugar adecuado. Un sistema digital permite llevar un correcto control de este proceso.
7. Registra las facturas: una vez que se han cumplido los pasos previos se requiere pagar por lo recibido. Entonces, la carga de facturas en el sistema y la planificación de pago es crucial para garantizar el cumplimiento de las obligaciones.
8. Pago a proveedores: con un software ERP puedes gestionar todo lo relacionado con el procurement. Así será más fácil honrar tus compromisos con los proveedores y mantener el control financiero de tu empresa.

Tips para optimizar el pago a proveedores

Ante la complejidad e importancia que reviste el proceso de pago a proveedores te traemos los mejores tips para optimizarlo. Así puedes lograr la mejor relación con ellos y llevar tu negocio a la máxima eficiencia. 

1. Incorpora tecnología de punta para sistematizar el pago

En los tiempos que corren, la tecnología participa de todo. En especial, porque los procesos manuales tienden a ser lentos y a generar errores. Por ello, al incorporar tecnología de punta como un ERP consigues mayor precisión y transparencia.

Con este tipo de herramientas digitales, logras mantener un claro control de los pagos que realizas a proveedores, así como de sus entregas. De esa forma, puedes evaluar la relación y mantener los mejores acuerdos.

2. Simplifica el proceso de incorporación de proveedores

Otra ventaja de la incorporación de tecnología es la simplificación del proceso de procurement. Por un lado, solo debes cargar a los proveedores una única vez y luego todas las operaciones quedarán registradas.

Esto ahorra tiempo y evita errores. Así se facilita que los procesos se agilicen, a la vez que dinamiza los pagos. También permite una claridad permanente en la relación, dejando registro de todas las operaciones en el mismo sistema.

3. Automatiza el flujo de trabajo de cuentas por pagar

La incorporación de un ERP logra automatizar el flujo de las cuentas por pagar. Te permite analizar con mucha sencillez lo cubierto y lo pendiente. Además, contribuye a la agilidad en toda la empresa, ya que el proceso será el mismo para todos. También, los involucrados son alertados por el sistema.

4. Emplea análisis de datos para incrementar la rentabilidad

Un beneficio de contar con un sistema que registra a los proveedores y sus operaciones es que te permite analizar los datos con facilidad. Así puedes evaluar áreas de mejora y proponer acciones para incrementar la rentabilidad que puede ir desde el volumen de pedidos hasta cambios en vendedores.

5. Usa una plataforma sólida y dinámica para el pago a proveedores

Una plataforma robusta como la que ofrece Intelisis puede ser tu mejor opción para cumplir con el pago a proveedores. Este tipo de herramienta te permite visualizar todos los procesos y el estatus de cada uno. 

Con ella, aseguras cumplir con el proceso de procurement, así como el resto de las operaciones de tu negocio. Un sistema de este tipo te ayuda a controlar costos, gastos, ingresos, productividad, entre otros aspectos. 

Conclusiones

En resumen, el pago a proveedores es parte del proceso de procurement. Con él se mantiene el flujo de la cadena de suministros de tu empresa. Por ello, es fundamental cuidar su cumplimiento y eficiencia.

Para conseguirlo, te puedes apoyar en los ERP de Intelisis y la Consultoría de ETT. Comunícate con nosotros para buscar la mejor solución de implementación para hacer más eficiente tu organización.