En una nueva era de trabajo desde cualquier lugar, es tentador para las empresas monitorear su fuerza laboral cada vez más adepta al trabajo remoto.

Este tipo de políticas, si se ejecutan bien, pueden traer beneficios en la productividad y la protección de los activos de la empresa, pero también acarrear conflictos con la privacidad de los empleados que podría terminar desmotivados, e incluso accionando posibles demandas.

Dado lo que está en juego, la planificación cuidadosa del bossware debe ser la consigna para cualquier organización que considere el monitoreo de los empleados.

¿Qué es el bossware?

Hay distintos tipos de software de monitoreo que rastrean qué programas está utilizando un trabajador durante el día y durante cuánto tiempo, o, en una vigilancia más intrusiva, registran la pantalla del trabajador y las pulsaciones de teclas.

El seguimiento puede abarcar:

• Correos electrónicos (contenido y remitentes/destinatarios)
• Historial del navegador
• Uso de aplicación
• Pantalla del dispositivo y pulsaciones de teclas
• Webcams
• Uso del teléfono y contenido de las llamadas
• Imágenes de cámaras (en la oficina)
• Rastreo GPS de vehículos
• Seguimiento de la ubicación de la tarjeta de acceso
• Seguimiento del estado físico de los signos vitales y estados de ánimo

Pros y contras

Los defensores de Bossware dicen que el uso del software de monitoreo puede ayudar a su organización de varias maneras:

• Seguir los niveles de estrés entre la fuerza laboral.
• Aumentar la productividad, mostrando qué trabajadores carecen de concentración y cuáles dedican demasiado tiempo a tareas manuales y repetitivas que podrían optimizarse.
• Construir un lugar de trabajo más justo asegurando que todos hagan todo lo posible.
• Mitigar el riesgo de fuga de datos deliberada/accidental y una higiene de seguridad deficiente.
• Por otro lado, hay desventajas potenciales, tales como:
• Omite registrar el tiempo dedicado a pensar, resolver problemas y otras tareas no digitales, lo que brinda a los gerentes una visión miope de la productividad de los trabajadores.
• Aumenta los niveles de estrés y puede desmotivar al personal y minar la moral.
• Compromete la privacidad, con las consiguientes implicaciones legales para el empleador.

Implicaciones legales y de privacidad

Cualquier esquema que se implemente debe cuidad estar de acuerdo con las leyes y regulaciones locales.

• El RGPD en toda la UE permite la supervisión del lugar de trabajo, pero dentro de un conjunto específico de directrices. Las organizaciones deben crear políticas claras que informen a su personal sobre cualquier esquema de monitoreo de empleados y trabajar arduamente para que las implementaciones sean lo más discretas posible. No se permite el monitoreo encubierto y exhaustivo de cosas como el uso de Internet y el contenido de las comunicaciones. Las organizaciones que desean monitorear comunicaciones privadas como correos electrónicos también deben delinear una base legal clara para hacerlo. Existen reglas estrictas sobre la protección de los datos de los empleados, asegurando que solo se utilicen para los fines para los que se recopilaron, y que solo se recopile información relevante, durante el tiempo mínimo necesario.
• En los Estados Unidos, la ley federal de privacidad de la Ley de Privacidad de las Comunicaciones Electrónicas (ECPA) permite el monitoreo de comunicaciones electrónicas como el correo electrónico, siempre que sea para fines comerciales legítimos y se realice en un dispositivo otorgado por el trabajo. También sanciona el monitoreo de las redes sociales y la actividad de Internet, e incluso el registro de teclas y las grabaciones de pantalla. Sin embargo, si bien las leyes federales no requieren notificación previa de dicha actividad, algunas leyes estatales pueden exigir que los empleadores obtengan el consentimiento antes de implementar el monitoreo de los empleados. Las organizaciones también son responsables de la seguridad de los datos que recopilan, y todas deben tener una política claramente definida sobre el monitoreo de los empleados.

Implementación de prácticas justas de monitoreo del personal

Debe quedar claro de lo anterior que el monitoreo de los empleados no es una iniciativa en el lugar de trabajo que deba tomarse a la ligera. No hay dos organizaciones o marcos legales iguales, pero algunas mejores prácticas de alto nivel pueden incluir:

• Considerar y delinear la base legal para implementar el esquema.
• Asegúrese de que el monitoreo sea necesario y proporcionado y no se entrometa demasiado en la vida de sus empleados.
• Considere el alcance de su monitoreo. ¿Incluirá correos electrónicos, aplicaciones y uso de Internet y llamadas? Para evitar problemas legales, puede ser útil recordarle al personal que use solo sus dispositivos personales para asuntos personales y solo dispositivos de trabajo para asuntos corporativos.
• Sea lo más transparente posible con el personal sobre lo que planea hacer y por qué, documentado en su totalidad en una política clara y estandarizada.
• Asegúrese de que los datos recopilados estén protegidos contra pérdidas, daños o robos y que solo sean visibles para los usuarios autorizados.
• Siga las prácticas de minimización de datos eliminando los datos recopilados tan pronto como ya no sean necesarios.
• Considere alternativas a la supervisión del personal, como sesiones de capacitación y / o revisiones periódicas del desempeño.
• Considere si el monitoreo es necesario en toda la organización o si podría limitarse a una parte más pequeña del negocio.

Las mejores políticas lograrán un equilibrio difícil pero necesario entre las demandas comerciales de la organización y los derechos de privacidad de sus empleados. La transparencia y el diálogo son clave para mantener al personal a bordo en una nueva era de trabajo híbrido.