La tecnología para la optimización financiera y operativa de los inventarios, indispensable en todo momento y especialmente en tiempos de crisis: Desde el punto de vista que se mire, el control de inventarios puede ser un elemento generador de conflicto dentro de una organización, puesto que cada departamento plantea problemáticas y objetivos distintos, y considerando el valor monetario del mismo, su importancia es fundamental para una operación eficiente y eficaz.

Las áreas comerciales, así como las de producción, suelen preferir contar con una cantidad de materiales suficientes para cubrir los volúmenes de su operación, y el impacto de eventos que generen cambios imprevistos en la demanda.

Las áreas de compras pueden alternar esquemas diversos, identificando la conveniencia o no de aprovisionarse de ciertos materiales y obtener a cambio importantes descuentos, o bien, trasladar al proveedor la responsabilidad del inventario, garantizando un volumen específico, pero con entregas pequeñas y mucho más frecuentes, evidentemente esta opción tiene mayores costos para el proveedor, que se trasladan al cliente, sin considerar el impacto natural por la cantidad de fletes pequeños.

Los departamentos financieros velan por el uso eficiente del recurso monetario, motivo por el cual, en ocasiones, los objetivos de uno y otro departamento pueden oponerse, al menos en apariencia. Sin duda, el secreto para una correcta administración de los inventarios, parte del conocimiento del mercado, de la demanda, de los espacios de almacenamiento disponibles, del precio las distintas mercancías y el uso o utilidad que revisten para la compañía.

Es muy común que estos elementos generen conflicto al interior de las empresas, que tienen la necesidad imperiosa de armonizar todo el proceso, y obtener el nivel de eficiencia y de eficacia operativa y financiera posible. Entre las variables más relevantes a considerar, tenemos: 

• • La capacidad de almacenaje instalada, los activos y personal disponible, la disponibilidad de materiales, la distancia, la capacidad logística de los proveedores y transportistas, los precios y condiciones de compra, y por supuesto, una demanda estimada sobre bases realistas, y recursos financieros disponibles.

Los algorítmos de cálculo para determinar el nivel adecuado de inventarios, tanto para materias primas, empaques, productos terminados comercializables, tanto en los puntos de venta como centros de almacenaje y distribución, suelen ser muy complicados. 

En la actualidad, la tendencia apunta hacia la disminución al mínimo posible, de los materiales y mercancías, con una mayor rotación, liberando a las compañías de costos fijos, sin que ello represente riesgos en el cumplimiento de las entregas al cliente final. 

Algunos esquemas que vale la pena comentar para el logro de estas agresivas metas, son los sistema “just in time” (justo a tiempo), que trasladan, mediante un acuerdo comercial y logístico con los proveedores, la administración de dichos inventarios por parte del proveedor, quien se compromete a un nivel de surtimiento oportuno y completo (nivel de cumplimiento), a cambio de que la empresa o cliente, se comprometa a cierto nivel o volumen de compra, en un período de tiempo de terminado, de modo que ambos salen ganando en la ecuación.

Ahora bien, la determinación de cuáles mercancías pueden administrarse con este esquema, así como la frecuencia y los niveles de inventario meta o stock óptimos, siempre dependen de la demanda final. Es por ello que los departamentos comerciales deben contar con elementos suficientes para, con base en los volúmenes históricos, el crecimiento o decrecimiento del mercado, la temporada, el número de clientes y los pronósticos de prospección, y otros múltiples factores, puedan alcanzar la mayor precisión posible en los presupuestos comerciales.

Esto sin duda plantea retos para toda empresa, afortunadamente, las tecnologías modernas proveen métodos confiables y sofisticados para resolver esta partida de ajedrez, mediante el almacenamiento y la obtención de las variables necesarias, desde la misma operación de la empresa, registrada en los modernos Sistemas ERP, que simplifican este trabajo a las organizaciones. Un método moderno para la planeación y administración de los inventarios, se denomina MRP (Planeación del Requerimiento de Materiales), y soluciona a todos los niveles este rompecabezas.

Este método parte de la demanda histórica, a la cual se le pueden aplicar algoritmos para pronosticar la demanda futura, y con esa base, crear un escenario considerando todos los elementos logísticos necesarios, para determinar, qué comprar, cuándo comprarlo, qué y cuándo producir, qué y cuándo distribuir, a fin de contar con las mercancías en el o los puntos de venta, justo a tiempo.

Otros esquemas de cooperación complementarias, incluyen el intercambio de información entre los sistemas (ERP) de clientes y proveedores, compartiendo información, de manera que funcionen más como departamentos de una misma empresa, que como compañías distintas. Y esto sin mencionar los acuerdos de consignación de mercancías, de los cuales podremos hablar en otro artículo.

Resulta evidente que, antes de contar estas ventajas tecnológicas, la manera más confiable, pero mucho más costosa, de asegurar niveles de cumplimiento adecuados con los clientes en el surtimiento, fue el aprovisionamiento de inventarios en gran cantidad, con el costo que ello implica y el riesgo de que su desplazamiento sea menor del esperado. 

Hoy en día, las compañías recurren a la tecnología como herramienta fundamental para lo que antes requería grandes departamentos de cálculo y análisis, pero que se pueden resolver en segundo o minutos en nuestra era moderna. 

Los ERP (Enterprise Resource Planning, o Planeador de Recursos Empresariales) llegaron desde hace muchos años, para quedarse y hoy son parte fundamental de cualquier compañía, independientemente de su tamaño.

C.P. Ernesto A. Sáenz Molina